1. 移転計画の立案
オフィスの移転を効率よく進めるためには、移転の目的、費用、時期等についての全体計画を立てるとともに、具体的な手順やスケジュール等の実施計画を立てることが必要です。
■移転の目的の明確化
オフィス移転にあたっては、現状を調査･分析して問題点を把握し、何を目的として移転するのか移転コンセプトを明確にすることが大切です。
（１） 企業のイメージアップ
（２） 業務効率の改善・設備面の充実化
（３） コストパフォーマンス
（４） 業務拡張・縮小
（５） 人員増員・縮小
（６） その他
■移転先の条件設定
移転目的を達成するために、移転先の条件を設定します。
各条件の優先順位や許容範囲も決めておきましょう。
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立地条件 |
交 通 |
得意先への交通アクセス、最寄り駅からの所要時間、自動車を使う場合の道路状況、交通機関のダイヤや混雑状況 |
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地域環境 |
建物の立地や周辺環境、銀行、役所、飲食店等の商業施設の有無 | |
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オフィス条件 |
グレード |
企業イメージに照らし合わせた建物の外観、エントランス、廊下等の共用部、オフィス内部の内装等のグレードイメージ。 |
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面 積 等 |
エントランス、ワーキングスペース、応接室、会議室等を勘案した必要面積を算出しておく。社員一人当たりのスペースは6m2位、天井高も2.5m以上は必要です。 | |
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設 備 |
エレベータや駐車場、給湯室、トイレ等の建物設備、セキュリティ、空調、OA機器等のオフィス内に必要な設備 | |
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管 理 |
警備会社、管理会社、管理人 |
■移転コスト
移転にかかる契約金、引越し費用、印刷物等のイニシャルコストや、賃料、管理費等のランニングコストを予算化します。
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契 約 金 |
賃料等 |
賃料、管理費、看板代、駐車場代 |
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保証金等 |
保証金、敷金 | |
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礼金等 |
礼金、仲介手数料 | |
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引越し費用 |
引越し代 |
運送業者に支払う引越し代 |
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内装費用 |
オフィス内の間仕切りや内装費用 | |
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備品代等 |
什器、備品代等や電話、OA機器の設置費用 | |
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諸経費 |
引越しの案内状、名詞、封筒などの印刷代当 |
■移転スケジュールの作成
移転のスケジュールを立てるためには、株主総会や取締役会､決算期､人事異動の時期や､仕事の繁忙期、現在入居しているビルの解約予告期間などを考慮して、移転時期を確定します。移転時期が決まったら、各項目の開始や期限を決めて月ごとのタイムスケジュールを立てておきましょう。
■現オフィスの解約の確認
現在入居しているビルの解約予告期間や原状回復について、賃貸借契約書を確認しておく。
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解約予告期間 |
・何ヶ月前に予告通知すればよいか･･･? 通常は3ヶ月又は､6ヶ月前 |
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原状回復 |
・原状回復の範囲：原状とはどの状態をいい、どこまで回復するのか 一般的には、壁や天井の塗(張り)替え､床タイルの張替えを行う。 ・工事施行業者は貸主の指定業者か、当方で手配するのか |
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預託金 |
・預託金(敷金、保証金)の返還時期 ・返還金額：償却されるか･･･? |
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その他 |
・違約事項等に該当するものがあるか･･･? |
