賃貸オフィスお役立ち情報

e-店舗事務所のオフィス移転マニュアル

1. 移転計画の立案

オフィスの移転を効率よく進めるためには、移転の目的、費用、時期等についての全体計画を立てるとともに、具体的な手順やスケジュール等の実施計画を立てることが必要です。

移転の目的の明確化

オフィス移転にあたっては、現状を調査・分析して問題点を把握し、何を目的として移転するのか移転コンセプトを明確にすることが大切です。

(1)企業のイメージアップ
(2)業務効率の改善・設備面の充実化
(3)コストパフォーマンス
(4)業務拡張・縮小
(5)人員増員・縮小
(6)その他

移転先の条件設定

移転目的を達成するために、移転先の条件を設定します。 各条件の優先順位や許容範囲も決めておきましょう。

立地条件 交通得意先への交通アクセス、最寄り駅からの所要時間、自動車を使う場合の道路状況、交通機関のダイヤや混雑状況
地域環境 建物の立地や周辺環境、銀行、役所、飲食店等の商業施設の有無
オフィス条件 グレード 企業イメージに照らし合わせた建物の外観、エントランス、廊下等の共用部、オフィス内部の内装等のグレードイメージ。
面積等 エントランス、ワーキングスペース、応接室、会議室等を勘案した必要面積を算出しておく。社員一人当たりのスペースは6m2位、天井高も2.5m以上は必要です。
設備 エレベータや駐車場、給湯室、トイレ等の建物設備、セキュリティ、空調、OA機器等のオフィス内に必要な設備
管理 警備会社、管理会社、管理人

移転コスト

移転にかかる契約金、引越し費用、印刷物等のイニシャルコストや、賃料、管理費等のランニングコストを予算化します。

契 約 金 賃料等賃料、管理費、看板代、駐車場代
保証金等 保証金、敷金
礼金等 礼金、仲介手数料
引越し費用 引越し代 運送業者に支払う引越し代
内装費用 オフィス内の間仕切りや内装費用
備品代等 什器、備品代等や電話、OA機器の設置費用
諸経費 引越しの案内状、名詞、封筒などの印刷代当

移転スケジュールの作成

移転のスケジュールを立てるためには、株主総会や取締役会、決算期、人事異動の時期や、仕事の繁忙期、現在入居しているビルの解約予告期間などを考慮して、移転時期を確定します。移転時期が決まったら、各項目の開始や期限を決めて月ごとのタイムスケジュールを立てておきましょう。

現オフィスの解約の確認

現在入居しているビルの解約予告期間や原状回復について、賃貸借契約書を確認しておく。

解約予告期間 ●何ヶ月前に予告通知すればよいか・・・?
A. 通常は3ヶ月又は、6ヶ月前
原状回復 ●原状回復の範囲:原状とはどの状態をいい、どこまで回復するのか
A. 一般的には、壁や天井の塗(張り)替え、床タイルの張替えを行う。
●工事施行業者は貸主の指定業者か、当方で手配するのか
預託金 ●預託金(敷金、保証金)の返還時期
●返還金額:償却されるか・・・?
その他 ●違約事項等に該当するものがあるか・・・?

2. オフィスの選定

オフィス市場の把握

希望するエリアのオフィス市場の状況を把握し、移転の目的や希望条件の妥当性の検証を行います。場合によっては、条件の見直しやコスト面の条件を充たすエリアに選定しなおす必要が出てくることもありますので、非常に重要なポイントといえます。

情報の収集

物件情報は、取引銀行やオフィスの仲介を行っている専門業者から入手する方法が一般的です。効率良く情報収集するためには、仲介会社に「移転先の条件設定」の内容やその理由などを詳細に伝えることで、より希望に合う物件の情報が収集できます。情報収集の際には、ビルのパンフレット、賃貸条件表、平面図、地図などの資料を揃えるようにします。

現地調査

資料上の検討を行ったら、現地に出向き、実際にそこで働くことをイメージしながら、周辺の環境や建物・室内をチェックしましょう。

選定

オフィス環境が仕事の質を大きく左右しますので、コストも重要ですが、オフィス環境面にも十分に留意してオフィス選定を行う必要があります。オフィスの選定に当たっては、条件面についての確認をしておきましょう。

・賃料、共益費、預託金の金額
・賃貸借期間
・賃料起算日、契約日
・契約金額
・必要書類
・契約上の留意事項

現地調査のチェックリスト

立地 交通□最寄駅からの所要時間
□通勤に使う交通機関とダイヤ、混雑状況
□取引先への交通アクセス
●交通機関や商業施設の利便性や安全性の確認をしましょう。
●実際に最寄りの駅から歩いて銀行・郵便局や食事などで業務上の支障や社員の不便がないか、周囲の環境を確認しましょう。
保証金等 □銀行、郵便局、役所等の所在地、所要時間
□飲食店、商業施設の有無
□周辺の道路状況、人の流れ
建物 共用部分 □外観のイメージ
□エントランスの広さ、イメージ
□トイレ、厨房、廊下
□エレベータの数と位置
●概観やエントランスは自社イメージにあっているか?
●廊下やトイレなどの共用部分の負担についての有無や、実際にオフィスとして使用できる有効面積はどれくらいかを確認します。
●エレベーターの数と位置を確認して ・搬入時のことを考えて開口部の寸法も要チェックです。
室内 ■部屋の形状
■天井の高さ
■床の素材、床荷重
■コンセントの位置と数
■配線はどのような方法か
■窓の高さ、幅、開閉の向き
■採光、通風
●レイアウトを考えながら、使い勝手をチェックする。
●給湯室やトイレ(ブースの数)、化粧室などは。
●オフィスの機能性や快適性から天井高は最低2.5m以上(大型ビルの場合は2.6m~2.8m)が望まれます。
●コンセントの位置や配線を確認しましょう。
●床の配線方法(OAフロア)には(1)フリーアクセスフロア方式、(2)3ウェイフロアダクト方式、(3)アンダーカーペット方式のような種類があり、状況に対応した方式の検討が必要です。
設備 ■電気容量、ガス、水道
■電話回線数、光通信
■OA対応の有無
■空調設備のタイプ、使用時間
■駐車場の有無
●OA機器を多数使用する場合の電気容量や電話回線が足りているかを確認してください。
●光ケーブルや特別な専用回線、店舗使用などで特別な設備を使用する場合も同様に確認してください。
●換気能力は十分ですか。冷暖房は各室ごと(あるいは各階)にコントロールできる「個別空調」になっていますか?
●オフィスビル内、あるいは近くに自社用と来客用の駐車場を確保できますか。また、その駐車能力(利用時間や車種の制限、駐車台数など)についても確認します。
管理 ■管理会社はどこか
■常駐か、無人か
■防災、防犯システムの内容
■避難経路
■ビルの使用時間
■日曜・祝祭日の使用は可能か
●優れた管理体制はオフィスビル選びの基本条件です。
●防犯システムは万全ですか。24時間対応の警備システムを採用していますか。
●早朝や、夜間、休日のビル開閉時間なども確認してください。
●入居しているテナントの質や内容でビルのグレードが評価されます。あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

3. 契約

契約の手順

物件の確定 → 入居申込書の提出 → 入居審査 → 契約締結、契約金の支払

入居申込書

物件の選出が終わると、そのビルオーナーに対して「入居申込書」に会社概要を添付して提出します。通常オーナーは取引銀行の照会などの信用調査を行い、審査を行います。また、申込書と同時あるいは契約時に次のような書類を提出する必要があります。

・会社の印鑑証明書
・代表者の印鑑証明書
・会社の登記簿謄本

契約書の作成

契約書の作成は、すべての条項を慎重にチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者に相談し、納得のいくまで調整します。

資料 ●賃料起算日 賃料起算日とは賃料の発生する日のことです。一般的には内装工事の着手日からというケースが多い。
●支払時期 通常、オフィスの場合は翌月分を当月末までに支払う前払い方式です。 (3)支払方法一般的には銀行振込で支払います。銀行振込の場合、振込手数料は原則としてテナント負担になります。
●改定時期 「更新料」契約更新時に賃料などの改定が行われるのが一般的です。
契約期間更新 ●賃貸借の契約期間は通常2年が多いようです。双方で異議のない場合は自動更新されます。
●更新時に更新料が必要なのかどうか、また、その額は新賃料の1カ月分であるかを明確にしておく。
管理費 管理費は一般的にビルの共用部分の保守防犯管理のための経費です。エレベーター、空調機器、給排水設備などの保守整備費や共用部分の電気・ガス・水道料や清掃費など。貸室内の冷暖房費、空調費などが含まれているのか。冷暖房など、空調の使用条件や貸室内の清掃費など共益費以外の費用負担の有無。
敷金・保証金 ●敷金(保証金)は賃料の支払債務、その他の債務の担保として無利息で貸主が預かるものです。
●敷金(保証金)が月額賃料の何カ月分という計算になっている場合、賃料の値上げまたは値下げの時にその差額分だけ敷金(保証金)が増減されることがあります。
●賃貸借契約が終了した時に借主に返還されます。その返還の時期は明渡し時、または明渡しから3カ月、あるいは6カ月後という場合が多いようです。
●賃貸借契約が終了し、明渡しまでに借主に賃料の不払いやはその他の債務がなければ、敷金(保証金)は通常、原状回復費用を差し引いた金額が借主に返還されます。ただし、償却の取り決めがある場合は、その金額が差し引かれて返還されます。償却がある場合、何パーセントか確認しましょう。
契約面積 契約書に記載される「契約面積」は、「専用面積」のみの場合と「専用面積のほかに共用面積の一部が含まれる」場合とがあります。
●専用面積とは実際に借主がオフィスとして専用で使える面積。
●共用面積とはエレベーターホール・廊下・トイレ・給湯室など、共用で使用する付帯面積。
修繕 入居期間中に、貸主、借主それぞれが負担する修理区分を確認しておきましょう。
原状回復 解約の際の原状回復の範囲・方法・施行業者などを確認しましょう。

契約の締結

諸条件、契約内容の調整がついたら契約を締結します。
必要書類や、契約に必要な金額を早めに準備しておきましょう。

・会社の概要書
・印鑑証明書
・登記簿謄本
・代表者の印鑑証明書

現入居ビル解約の手続

移転先決定の目途が立ったら、現オフィスの解約の手続きを行います。
現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、貸主に解約予告を文書でおこないます。
退去時、原則として貸室内を原状に復して貸主に返還しなければなりませんが、原状回復工事の範囲や金額・期限などは、入念な打ち合せが必要となります。

4. オフィスプランニング

より快適なオフィスづくりを実現するために、移転先の検討に入る早い段階でプランニングを進めることが、よりよい移転先の決定につながる秘訣といえます。

調査

オフィスの移転は、オフィスの問題点を解決できる絶好の機会です。オフィス改善の希望事項や、OA機器の使用状況などを調査して、現状の問題点を整理します。各スペースの面積、使用状況、稼働率、OA機器の保有状況、什器・備品の機能性や品質、書類量、照明や空調等の環境条件などを把握します。

分析

調査で得られた結果を分析し、今後の増員計画、組織変更、情報化等を考慮して、オフィス改善の優先順位や方向づけを行い、機能的で働きやすいオフィスプランを作ることが重要です。

プランニング

実際の新オフィスにあてはめて、ゾーニングやレイアウトを行います。インテリアや什器・備品についても検討を行い、各スペースの利用の仕方や今後の変化への対応力など、運用面についても配慮が必要です。

ゾーニング ・各ゾーンの配置の決定
・役員室・ワーキングスペース・会議室・リフレッシュルーム等
レイアウト ・各セクションごとのオフィスレイアウトの策定
・一般事務業務における1人当たりのワークスペースは最低6m2(約1.8坪)程度
・オフィスの通路の幅は1.2m程度確保しましょう
会議室等 ・会議、打ち合せ、接客、来客受付を行うためのスペース計画
・会議室の予約システム等の運用方法の整理
情報化 ・電話、Fax,コンピュータ等のシステム化、ネットワーク化
・電気容量や、配線に留意
ファイリング ・保管文書の量・サイズに合わせた保管庫の設置 、ファイリングシステムの活用
・使い勝手のよい保管庫のレイアウト、省スペース
設 備 ・必要な設備水準の設定
・オフィスの作業に適した十分な照度がないと、作業効率の低下を招くので750~1000ルクスを確保する
・OA機器などの設置場所や発熱量を考慮した適切なレイアウト計画や空調計画が大切です

内装工事

オフィスプランニング計画に基づき、設計会社や内装業者などから見積もりを取って施工業者を決定します。内装工事には、床・壁・間仕切り等の木工事、照明・空調などの電気工事、電話やOA化工事、防災・防犯工事など多岐にわたります。

5. 移転

移転日と新規の什器備品の納入・印刷物の納期などのスケジュール調整もしておきましょう。

リストの作成

移転作業を効率的に進めるために移転リストを作りましょう。

移転物品リスト 事前に部署ごとの移転物品リストを作成する。⇒見積にも利用
書類、什器、事務機等
廃棄リスト 産業廃棄物業者の選定
購入リスト 新規に購入する物品、予算

引越し会社の選定

引越し業者は、「レイアウト図」や「移転物品リスト」に基づき、依頼する作業内容を、明確に伝え、数社から見積りを取り、比較検討して決定します。引越し会社が決まったら、「移転作業計画書」「レイアウト図」等に基づき、作業工程や机、什器や事務機などの配置を打ち合わせします。

引越し

トラブルのないスムーズな引越を行うために、搬出・搬入の手順や注意事項を再確認しておきましょう。

□移転の目的・メリットの説明
□取引先の対応の仕方
□移転に伴う事務手続き
□移転スケジュール・注意事項の説明
□各部署・個人ごとの作業分担

各種届出・その他の手続き

トラブルのないスムーズな引越を行うために、搬出・搬入の手順や注意事項を再確認しておきましょう。

法務局 ・本店・支店移転登記
・本社移転は、「定款の変更」「類似商号の調査」「商号の仮登録」
税務署 ・事業所税・納税地・その他の変更移動届出書
・給与支払事務所等の移転届出書」を提出
地方税事務所 ・事業開始等申告書
社会保険事務所等 ・社会保険事務所:適用事業所所在地・名称変更届
・公共職業安定所:事業主事業所各種変更届
・労働基準監督署:各種変更届
電話局 ・移転届  1ヵ月前から受付
・移転の案内サービスは、申し出ると利用可能(3ヶ月間無料)
郵便局 移転届(1年間、郵便物を回送)
その他 ・リース機器会社への手配
・購読新聞の変更手続き
・損害保険の加入手続き
・保険などの契約変更手続き

印刷物の表示変更

社内印刷物等で仕様・表示変更する必要があるものをリストアップし、予算、納期や作成スケジュールを確認します。

□各種伝票類
□レターヘッド
□封筒類
□各種ゴム印
□会社案内
□商品カタログやパンフレット類
□屋内外の表示
□看板
□営業車の表示
□梱包用段ボールの表示
□その他

6. 新オフィスの運用

移転後の運用維持管理

運用管理は、オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要です。マニュアル化やデータベース化を図り、スムーズな運用管理を行いましょう。

安全管理 ・ビルの安全管理システム
(出入管理、防犯監視、非常通報、火災監視、設備情報制御、設備情報監視等)の再点検
使用管理 ・入退館規定の作成(ビル利用規定に基づく)
・鍵管理規定の作成
・駐車場、、会議室、応接室の利用規定の作成
環境管理 ・設備の運転条件の設定(省エネを考慮)
・廃棄物の処理方法の設定(リサイクルを考慮)
・喫煙規定の設定
資産管理 ・備品やOA機器などの配置や台数の管理
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